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干货 | 专线货运企业回单都有哪些管理办法?
时间:2017-05-13 09:41:23  浏览:


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1、回单的时效

 

门市制单时客户对回单时间有特殊要求的,须在运单上注明回单的时间要求,各货场须按运单上的时间要求及时将回单传回公司;

 

任何回单的传回时间不得超过门市制单时间的7天。

 

2、回单的安全

 

回单的传递:

 

必须以货物的方式进行制单,并在运单上注明回单的份数及回单的要求,并以信封包装方式编号,门市须在运单上注明回单与该回单货物的编号,回单收单人为货场经理及财务,回单到达目的地时,货场经理及财务须签字后告知回单送货人员回单要求。

 

大客户回单:

 

由客户服务部向各门市及货场做要求门市应在备注填写回单签收要求,各货场须按此要求进行回单签收操作,如回单遗失及时联系客服部进行查找,一天未果及时告知回单管理员,由回单管理员与客户协商其补救办法,若无法补救,货场须要求收货方按回单要求打收条或在收货凭证上签字、盖章,规避货物风险责任,该手续传回给回单管理专员,由回单管理专员整理存放,

 

回单的传回方式要求:

 

将回单的原信封保存好,待回单操作完成将回单装于原门市回单信封内,并以返货的方式制单、编号,收货人为公司票务室回单管理专员收,若原信封丢失须将回单在门市的原编号注明于信封上,并在回单上注明货物原编号,回单管理员每日例行到返货中心办理取回单手续,确保回单回成都第一时间传递到客户处,并根据回单情况录入电脑备查。

 

回单管理员:

 

必须每日整理一次各门市及货场的回单情况、并根据回单管理办法对各门市、货场回单情况进行及时跟踪、监督并记录,出现回单传递速度慢、丢失的货场,第一时间查找并向主管反馈,每月交回单情况总表传于主管及监察部。

 

单据标准:

 

门市对当日需签回单及回单付款的单据统一使用一本货物运输明细作清单,该清单为一式三联,第一联存根,第二联货场,第三联票务室留存(第二联须随货同行至货场;第三联连同当日运输合同存根联传票务室);

 

货场单据传递:

 

货场按当日门市回单清单对回单进行清理,每日需向票务室回单管理员说明今日回单收取情况(形式同客服部报货);

 

凡签收好的回单,需当日做清单回传票务室收,不可多日放于货场,以免遗失;

 

回单保存期限:

 

该回单清单各相关部门的保存期限不得底于6个月。

 

回单管理人员与回单收款人员的交接

 

回单管理专员在收到回单时,必须尽快整理好回单,再将回单按要求分类,无须收款的回单将做好记录及时传到各相关门市,第二日对回单进行跟踪,回付款回单分类交回单收款人员,并做好回单交接手续,在电脑上备份,对回付款的收款情况进行督促,出现问题向财务部、监察部、营运部及时反映。

 

合同客户回单签单要求

 

公司签订的合同客户,必须将回单的签收要求及结款日期告知回单管理员及各货场负责人及财务。每月3日以前将上月的回单结款情况明细表在中转中心制单传至各货场经理及财务,客户服务部并对该表的传递进行传递并跟踪。各货场发现问题及时与票务室回单管理专员进行核对及调查。

 

回单结款

 

收货门市在无综合业务部告知票务室前提下不得擅自采取回单付款方式,若采取该方式票务室将对该单视为已付款;

 

回单收款人员在接到回单管理员交给的回单时,必须尽快跟收款项目客户核对回单情况及收款明细金额,严格在合同结账期限内完成收款;

 

若因客户原因造成回单结账缓慢并无法协调公司将终止该合同,并在10天收回所有运费;

 

综合业务部回单项目收款人员在收到回单付款后,由票务室回单管理专员出相应数据后将所收款交予公司出纳,并收领该款收据,禁止延迟缴款或将该款项另作它用;

 

票务室回单管理专员每周定期向主管、财务经理、监察部、传递回单项目收款明细表;

 

为加强回单管理,提高各部门对回单的重视性及减少客户关于回单的投诉、回付款无法结款的损失,经公司商定特制定以下管理办法,该办法与此前公司出台的回单管理办法进行补充。

 

各门市后货门店:回单为一单货物,在开相应回单单号时,必须开具与货物单号相连的单号,并在回单上注明货物单号的编号(不可将回单票号写于回单上面);信封上编号为回单原有单号。

 

各货场:为提高回单回传的时效性,现规定从20101月份开始如货场回单超过一月仍未签好回传的,将不予以发放该货场的工资(同提付款欠票管理方案一致),直至该货场回单全部清理完毕,方可发放该货场的工资。

 

回付款结款员:每周四到票务室领取回单,以提高各项回付款结款时效;

 

回单结款规定周期为两个月;

 

回单货物出现货损由客服部理赔专员与综合业务部项目结款人员在规定周期范围内处理完毕,不能因此造成回单延迟结款。

 

回单处罚条例

 

未按时间将回单回传公司者按10/单处罚,若因此出现赔偿及责任由未履行以上回单要求的门市或货场负责人承担全部责任,若合同客户回单出现传递超时,逾期将进行10/单处罚,若造成无法结帐由责任货场承担其运费责任,造成其它货场结帐延迟,责任货场承担其延时责任,并予100/单的处罚。

 

凡回单回传时间超过七天者;遇特殊原因提前告知票务室回单管理专员,并由回单管理员注明原因,无任何原因说明的,每天按5/单进行处罚。

 

回单签回未达到要求将对货场负责人进行5/单的处罚,并由回单管理员传回货场及时补签,造成回单逾期将按回单时效进行处罚。

 

回单丢失造成该运费无法结算,由责任人承担全部责任,若未造成损失将对回单丢失责任人处于10/单的处罚。

 

货场未按回单操作管理办法操作,造成综合业务部采取多种补救措施在规定无法结款周期内完成结款,由监察部核实,票务室出数据,由违反回单操作管理办法的货场承担全部责任,当月从违规货场分配利润中扣除作为该款项收回并进行分配;

 

在规定周期内务综合业务部必须完成结款并及时将结款款项交予公司出纳处,若无法完成结款,由票务室出该回单结款数据并在综合业务部结款项目人员工资中扣除,若出现该结款人员工资不足应从整个综合业务部的工资中扣除,票务室将该扣款金额及货场分配数据及时传递给财务进行利润分配核算

 

凡门市对回单未做清单的,按20/次处罚,并补齐当时回单清单;

 

凡货场未按回单清单清查回单份数及向票务室说明回单接收情况者,一律按20/次处罚,并承担掉单的相应管理处罚及承担连带责任;

 

凡监察部查帐或财务部票务室查帐发现回单未及时回传,违者按20/次处罚;

 

凡回单清单未按要求保存6个月者,一经查实,按50/次处罚。

 

附则

 

本制度从下发之日起执行。

 

本办法修订、解释权归财务部票务室。


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